เริ่มทำ payroll

การคำนวณเงินเดือนพนักงาน บนโปรแกรมเงินเดือน iTAX paystation จะอยู่ในรูปแบบ Online spreadsheet (Online Excel) เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม/ลดรายการ รวมถึง copy/paste ข้อมูลจากตารางไฟล์ Excel อื่นได้โดยตรง โดย iTAX paystation จะผูกสูตรการคำนวณไว้ให้ทุกรายการแล้ว ผู้ใช้งานจึงสามารถคำนวณเงินเดือนพนักงานและรายการต่างๆ เช่น ค่า OT ประกันสังคม รวมถึงภาษีหัก ณ ที่จ่าย ได้อย่างสมบูรณ์และถูกต้องตามกฎหมายทันที

วิธีเริ่มต้นการทำ Payroll (คำนวณเงินเดือน)

1. ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน

ก่อนเริ่มทำเงินเดือน ควรตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• ข้อมูลพนักงานครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน (หากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราเงินเดือน ต้องจัดการให้เรียบร้อยในเมนู “Employees” ก่อน)
• พนักงานใหม่ (เพิ่มพนักงานใหม่ในเมนู “Employees” ก่อน)
• พนักงานที่ออกจากงาน (ตั้งพนักงานออกจากงาน ในเมนู “Employees” ก่อน)
• พนักงานที่เคยออกไปแล้ว แต่กลับมาทำงานด้วยอีกครั้ง (เปลี่ยนสถานะพนักงาน ในเมนู “Employees” ก่อน)
• คำขอที่พนักงานแจ้งเข้ามาในเมนู “Notifications”
  • การแจ้งค่าลดหย่อน
  • การแจ้งเงินพิเศษ (ค่าคอมมิชชั่น, ค่าโทรศัพท์, ค่าน้ำมัน, ค่าเดินทาง, และ เงินสำรองจ่าย) – พนักงานจะต้องรวบรวมและสรุปยอดแยกตามประเภทของเงินพิเศษ เพื่อแจ้งเข้าระบบเพียงเดือนละ 1 ครั้งเท่านั้น หากมีการแจ้งเกินกว่า 1 ครั้งในประเภทเดียวกัน ระบบจะพิจารณาเฉพาะยอดจากรายการแรกที่ได้รับอนุมัติ และจะไม่รวมยอดจากรายการอื่นๆ ในประเภทเดียวกันเข้าด้วยกัน
  • การแจ้งเบิก OT, OT วันหยุด, และ ค่าทำงานวันหยุด – พนักงานสามารถแจ้งเบิกได้หลายครั้งแยกตามวัน
• การตอกบัตรที่ต้องหักเงิน

2. เลือก รายรับ – รายการหัก

• ไปที่เมนู “Payroll”
• กดปุ่ม “Start” ที่เดือนที่ต้องการทำ payroll
  • กรณีไม่มีการจ่ายเงินเดือนพนักงานเลยสักคนในบางเดือน หลังกด “Start” ที่ชื่อเดือนแล้ว ให้กด “ไม่มีการจ่ายเงินเดือน”
• รายรับเพิ่มเติม: โบนัส, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าตำแหน่ง, เบี้ยขยัน ฯลฯ
  • ให้เลือกรายรับจากที่ระบบเตรียมให้ก่อน หากไม่พบ สามารถระบุชื่อรายการเองได้ด้านล่าง
• รายการหัก: กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, เงินประกันการทำงาน
  • ให้เลือกรายการหักจากที่ระบบเตรียมให้ก่อน หากไม่พบ สามารถระบุชื่อรายการเองได้ด้านล่าง
  • รายการที่ห้ามสร้างขึ้นมาเอง: มาสาย, ลา / ขาดงาน / Leave without pay, หักเงินเดือน
• รายการที่เคยมีในเดือนก่อน ที่มียอดเท่ากันทุกเดือน สามารถเลือก “ดึงเลขจากเดือนที่แล้ว” เพื่อให้ระบบดึงเลขจากเดือนที่แล้วมาให้อัตโนมัติได้
• กดปุ่ม “Start”
• ระบบจะคำนวณชุดตัวเลขต่างๆ ให้อัตโนมัติ เช่น เงินเดือน, ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี), และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่ง admin สามารถกรอกรายรับและรายการหักเพิ่มเติมให้ครบถ้วนได้
• ⚠️ หากต้องแก้ไขตัวเลขที่ระบบแนะนำ ⚠️ ให้กรอก รายรับ/รายการหัก ทั้งหมดให้ครบถ้วนก่อน แล้วจึงแก้ไขเลขที่ระบบแนะนำเป็นอย่างสุดท้าย มิเช่นนั้น ระบบจะคำนวณเลขใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูลรายรับ/รายการหัก
• ⚠️ หากมีการ copy ข้อมูลจากไฟล์ Excel ⚠️ ควรตรวจสอบรายชื่อพนักงาน และเรียงลำดับพนักงานคนแรกถึงคนสุดท้ายให้ตรงกับ iTAX paystation เพื่อป้องกันการ paste ข้อมูลสลับคน

รายชื่อพนักงานที่ระบบดึงเข้ามาใน payroll อัตโนมัติ จะมีเฉพาะ “พนักงานประจำ” เท่านั้น หากไม่พบชื่อพนักงานประจำใน payroll เนื่องจากมีการเพิ่มพนักงานใหม่หลังจากที่ payroll ถูกสร้างไปแล้ว ผู้ดูแลระบบ (admin) จะต้องทำการเพิ่มพนักงานคนนั้นเข้ามาด้วยตนเอง และสำหรับพนักงาน Part-time ระบบจะไม่ดึงรายชื่อเข้ามาให้อัตโนมัติ เพราะอาจไม่มีการจ่ายเงินทุกเดือน ผู้ดูแลระบบจึงต้องเพิ่มพนักงาน Part-time เข้ามาเองในแต่ละเดือน

วิธีเพิ่มพนักงานเข้ามาในเดือน:

1. กดปุ่ม “+” ที่อยู่ด้านบนชื่อพนักงานคนแรก
2. เลือกพนักงานที่ต้องการเพิ่มจากรายการที่แสดง

3. คำนวณ payroll อัตโนมัติ

ระบบจะประมวลผล:

• ✅ เงินเดือน
• ✅ รายรับ – รายการหักพิเศษทั้งหมด
• ✅ ประกันสังคม
• ✅ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
• ✅ กยศ. (ถ้ามี)
• ✅ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (ถ้ามี)
• ✅ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

หากต้องการเพิ่มรายรับ หรือ รายการหัก สามารถกด “+” ที่หัวคอลัมน์เพื่อเพิ่มรายการได้

การตั้งค่าเพิ่มเติมใต้คอลัมน์

จะมีผลกับพนักงานทุกคนที่มีเลขในคอลัมน์เดียวกัน

• เสียภาษี
  • หากเป็นรายรับที่ต้องถูกหักภาษี ให้ติ๊ก “เสียภาษี”
  • รายการที่ไม่ใช่รายรับ เช่น เงินสำรองจ่าย ไม่ถือเป็นรายรับ จึงไม่ต้องติ๊ก “เสียภาษี”
• โอนเข้าบัญชี
  • หากต้องการโอน ให้ติ๊ก “โอนเข้าบัญชี”
  • หากไม่ต้องการโอน เช่น เคยให้เงินส่วนนี้กับพนักงานไปก่อนแล้ว ไม่ต้องติ๊ก “โอนเข้าบัญชี”
• ใช้เป็นฐานเงินเดือน
  • หากรายรับนี้ต้องรวมเป็นค่าจ้างในการยื่นประกันสังคม ให้ติ๊ก “ใช้เป็นฐานเงินเดือน” เช่น เงินเดือน 20,000 และมีค่าโทรศัพท์ 1,000 (ที่ติ๊ก “ใช้เป็นฐานเงินเดือน”) ค่าจ้างเวลายื่นประกันสังคมจะเป็น 21,000 บาท

บันทึกรายการเพื่อกลับมาทำต่อทีหลัง

1. กด “Save Draft” ระบบจะบันทึกข้อมูลให้ สามารถกลับมาทำต่อทีหลัง

ดึงข้อมูลในรูปแบบ Excel ออกมาก่อน Confirm payroll

1. กด “Export”
2. กด “Save” ข้อมูล

OT ค่าล่วงเวลา

Admin สามารถเลือกกรอก OT ได้ 2 แบบ:

1. กรอกจำนวนชั่วโมง/นาที
   • ระบบจะคิดยอดให้ว่าเท่ากับกี่บาทอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างการกรอก OT 1 ชม. 23 นาที ในคอลัมน์ “ชม.” ให้กรอก “1.23”
   • ตัวอย่างการกรอก OT 1 ชม. 30 นาที ในคอลัมน์ “ชม.” ให้กรอก “1.30” (อย่ากรอก 1.50 เนื่องจากจะกลายเป็น 1 ชม. 50 นาที)
2. กรอกจำนวนบาท

อัตรา OT ในระบบจะอ้างอิงตามกฎหมายแรงงาน

เวลาทำงาน	พนักงาน (รายเดือน)	พนักงาน (รายวัน)
ค่าทำงานวันหยุด	1 เท่า	2 เท่า
OT ค่าล่วงเวลา	1.5 เท่า	1.5 เท่า
OT ค่าล่วงเวลาวันหยุด	3 เท่า	3 เท่า

ข้อควรระวัง

ระบบจะคำนวณ 4 รายการนี้อัตโนมัติ:

1. ประกันสังคม
2. กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
3. กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
4. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

หากต้องการแก้ไขตัวเลขใน 4 รายการด้านบน ให้กรอกรายรับให้ครบถ้วนก่อน แล้วจึงแก้ไขรายการหักเป็นอย่างสุดท้าย (กรอกข้อมูลจากคอลัมน์ซ้ายไปขวาเสมอ) เนื่องจากระบบจะคำนวณ 4 รายการหักด้านบนใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูล และเมื่อมีการระบุเลขเอง ระบบจะแสดงช่องเป็นสีเหลือง พร้อมไอคอน “ลูกศร” (การกดไอคอน “ลูกศร” จะเป็นการสั่งให้ระบบคำนวณค่าใหม่ให้อัตโนมัติ)

4. ยืนยันการทำเงินเดือน

• เมื่อทุกอย่างถูกต้องแล้ว กด “Confirm”
• เลือกวันที่จ่ายเงินเดือน แล้วกดปุ่ม “Confirm”
• ระบบจะยึดข้อมูลตามนี้ และเตรียมข้อมูลสำหรับทำเอกสารต่อไป

หลังจาก Confirm payroll ไปแล้ว หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล ก็สามารถแก้ไขได้ตลอด โดยกด “Edit payroll” และระบบจะนำข้อมูลที่ confirm ไปครั้งล่าสุดมาเป็นค่าตั้งต้น

5. จัดการเอกสารและการชำระเงิน

ดาวน์โหลดเอกสารที่เกี่ยวข้อง:

• สลิปเงินเดือน
  • พนักงานสามารถดาวน์โหลดได้ผ่าน app iTAX ณ วันจ่ายเงินเดือนที่ตั้งไว้
  • ส่งสลิปเงินเดือนทาง email ให้พนักงานแต่ละคน (ไฟล์มีอายุ 3 เดือน หลังจากนั้นต้องโหลดผ่าน app iTAX เท่านั้น) ต้องระบุ email พนักงานให้ครบทุกคนก่อนกดส่งสลิป กรณีส่งสลิปเงินเดือนทาง email มากกว่า 1 ครั้ง ต้องดาวน์โหลดสลิปจาก email ฉบับล่าสุดเท่านั้น
• ภ.ง.ด.1 (ไฟล์ยื่นออนไลน์สามารถอัปโหลดในเว็บไซต์กรมสรรพากรได้ทันทีที่หมวด ภ.ง.ด. 1 โดยไม่ต้องแปลงไฟล์)
• สปส.1-10 (ใช้ยื่นเงินสมทบประกันสังคม โดยก่อนอัปโหลดไฟล์ในเว็บไซต์ประกันสังคม ให้เลือกนามสกุลไฟล์ที่จะอัปโหลดเป็น .xlsx)
• ไฟล์โอนเงิน (ใช้อัปโหลดตามช่องทางของธนาคาร ซึ่งจะมีค่าธรรมเนียมตามนโยบายของธนาคารที่ใช้)

---

วิธีแก้ไข Payroll ที่ Confirm ไปแล้ว

1. ไปที่เมนู “Payroll”
2. เลือกเดือนที่ต้องการแก้ไข
3. กด “Edit payroll” ตามด้วย “Edit ข้อมูล” เพื่อยืนยันว่าต้องการแก้ไขข้อมูลเดือนนั้นๆ
4. เมื่อแก้ไขข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “Confirm”
5. เลือกวันที่จ่ายเงินเดือน แล้วกดปุ่ม “Confirm”

---

ลบข้อมูล Payroll ทั้งหมด

กรณีต้องการล้างข้อมูลทั้งหมดของเดือนเพื่อเริ่มต้นใหม่ สามารถทำได้ตามขั้นตอน ดังนี้:

1. ไปที่เมนู “Payroll”
2. เลือกเดือนที่ต้องการลบข้อมูล
3. กด “Edit payroll” ตามด้วย “Edit ข้อมูล”
4. กด “Reset” ที่อยู่มุมล่างซ้าย แล้วกดปุ่ม “Reset” อีกครั้งเพื่อยืนยันการลบข้อมูลของเดือนนี้

หมายเหตุ: เมื่อกด Reset แล้วข้อมูลในเดือนทั้งหมดจะถูกลบ และไม่สามารถกู้คืนได้