ตอกบัตร

โปรแกรมเงินเดือน iTAX paystation รองรับการบันทึกลงเวลาเข้า – ออกงาน โดยพนักงานจะตอกบัตรผ่าน app iTAX ตามที่ผู้ดูแลระบบกำหนด

ระบบตอกบัตรเข้างาน/เลิกงานทำงานอย่างไร?

• บันทึก วันที่ และเวลาเข้า – ออกงาน
• GPS – ตรวจสอบพิกัดการตอกบัตรตามรัศมีของหมุดตามที่กำหนด (ถ้ามี ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้หากไม่ต้องการ)
  • ระบบจะเช็กพิกัดตามที่ปักหมุดไว้ ถ้าอยู่ในพิกัดที่กำหนดจึงจะตอกบัตรผ่าน หากอยู่นอกพิกัด ต้องเลือกว่าทำงาน WFH หรือทำงานนอกสถานที่จึงจะตอกบัตรได้
  • พนักงานต้องให้สิทธิ์ app iTAX ในการเข้าถึง Location ถึงจะตอกบัตรได้ โดย app จะขอสิทธิ์อัตโนมัติเมื่อกด “เข้างาน” และพนักงานต้องกด “Allow” เพื่อให้สิทธิ์ (หากไม่กด Allow จะตอกบัตรไม่ได้ ต้องไปที่ Settings ของมือถือ » เลือก “Apps” » ไปที่ app “iTAX” » และให้ Permissions ที่ Location จึงจะตอกบัตรได้)
  • พนักงานที่ใช้ Android ต้องใช้ Android version ล่าสุด หรือไม่เก่าจนเกินไป“Edit”
• Facial recognition – สแกนใบหน้า (ถ้ามี ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้หากไม่ต้องการ)
  • พนักงานต้องให้สิทธิ์ app iTAX ในการเข้าถึง Camera ถึงจะตอกบัตรได้ โดย app จะขอสิทธิ์อัตโนมัติเมื่อกด “เข้างาน” และพนักงานต้องกด “Allow” เพื่อให้สิทธิ์ (หากไม่กด Allow จะตอกบัตรไม่ได้ ต้องไปที่ Settings ของมือถือ » เลือก “Apps” » ไปที่ app “iTAX” » และให้ Permissions ที่ Camera จึงจะตอกบัตรได้)
  • พนักงานที่ใช้ Android ต้องใช้ Android version ล่าสุด หรือไม่เก่าจนเกินไป
• หักเงิน – ให้ระบบแนะนำการหักเงินพนักงานที่มาสาย หรือขาดงาน (ไม่จำเป็นต้องเปิดใช้หากไม่มีนโยบายหักเงินพนักงาน)

การเปิดใช้งาน

สำหรับการเปิดใช้งานฟีเจอร์ตอกบัตร ให้แจ้งเปิดกับเจ้าหน้าที่ที่ดูแลบัญชีใช้งานของบริษัทโดยตรง เจ้าหน้าที่จะสอบถามรายละเอียดและดำเนินการเปิดระบบให้

• สามารถกำหนดได้ว่า พนักงานคนไหนต้องตอกบัตรบ้าง ไม่จำเป็นต้องตอกทุกคน (หากไม่กำหนด จะถือว่าไม่ต้องตอกบัตรตามค่าเริ่มต้นของระบบ)
• สามารถกำหนด สถานที่ตอกบัตรได้หลายแห่ง กี่แห่งก็ได้ (เช่น กลุ่มนึงอยู่ออฟฟิศสีลม ส่วนอีกกลุ่มอยู่ลาดพร้าว เป็นต้น)
• สำหรับแต่ละสถานที่ สามารถเลือกได้ว่า พนักงานคนใดต้องตอกบัตรที่จุดไหนบ้าง
• พนักงาน 1 คน จะสามารถตอกบัตรได้จากเพียง 1 พิกัดในช่วงเวลาเดียวกันเท่านั้น (เช่น ถ้ากำหนดให้ตอกบัตรที่ออฟฟิศสีลม ก็ต้องใช้จุดนี้ต่อเนื่องกัน ไม่สามารถกำหนดให้วันจันทร์/พุธ/ศุกร์ตอกที่สีลม ส่วนวันอื่นที่ลาดพร้าว)

กรณีพนักงานลืมตอกบัตร

พนักงานจะไม่สามารถตอกบัตรย้อนหลัง และ admin ก็ไม่สามารถระบุเวลาตอกบัตรแทนพนักงานได้ แต่ admin สามารถลบการหักเงินที่ระบบแนะนำออกได้ (ถ้ามี) ตาม “วิธีการ confirm การหักเงินขาด/ลา/มาสาย” ด้านล่าง

การเปลี่ยนแปลงพิกัดหรือวิธีตอกบัตร

• หากต้องการเปลี่ยนสถานที่ตอกบัตร (เช่น พนักงานย้ายจากสีลม ไปลาดพร้าว) หรือวิธีการตอกบัตร (สแกนหน้าหรือไม่สแกนหน้า) จะต้องทำการตั้งค่าล่วงหน้าอย่างน้อย 1 – 2 วัน
  • ไปที่เมนู “Settings”
  • ไปที่หมวด “Attendance” » กด icon ดินสอ
  • ไปที่ กะทำงาน, วิธีตอกบัตร, หรือ การหักเงิน ที่ต้องการ
  • กดปุ่ม จุด 3 จุด » เลือก “Edit”
  • กด icon ดินสอที่ “เพิ่มพนักงานในกลุ่มนี้” และติ๊กเลือกพนักงานเพื่อทำการย้ายพนักงานเข้ามาอยู่ในกลุ่มนี้ » เลือก “เริ่มวันที่” เพื่อกำหนดวันที่มีผล ** สำคัญ ต้องเลือกล่วงหน้าอย่างน้อย 1 – 2 วัน ** » กด “Done”
  • กด “Save” เพื่อบันทึก
• ก่อนจะเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า พนักงานจะต้องตอกบัตรเลิกงานของวันให้เรียบร้อย (เช่น ถ้าเข้างานที่ไหนและใช้วิธีไหน ก็ต้องเลิกงานด้วยพิกัดและวิธีเดียวกันในวันนั้น)

Report รายงานการตอกบัตร

ในเมนู “Attendance” สามารถกดที่เดือนที่ต้องการดูรายงาน (จะมีตารางแสดงข้อมูลแยกรายวัน และสามารถกดที่ชื่อพนักงานเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมต่อได้) หรือ ดึงออกมาเป็นไฟล์ Excel ก็ได้

หากระหว่างดูรายงานการตอกบัตรผ่านเว็บไซต์ เมื่อคลิกที่ชื่อพนักงาน อาจพบข้อความ “รอตรวจสอบ” ซึ่งหมายถึง ข้อมูลการหักเงินยังไม่ถูกยืนยัน แต่หากไม่มีนโยบายหักเงินก็ข้ามส่วนนี้ได้เลย

วิธีการ Confirm การหักเงินขาด/ลา/มาสาย

1. ไปเมนู “Attendance”
2. กดที่ชื่อพนักงานที่ต้องการ
3. กดปุ่ม “Edit การหักเงิน และเงินพิเศษ”
4. เลขในตารางจะเป็นเลขที่ระบบแนะนำให้อัตโนมัติตามการตั้งค่าที่กำหนดไว้ (หรือ หากเคยยืนยันข้อมูลมาก่อน ก็จะแสดงข้อมูลที่ admin เคยยืนยันไว้) ให้ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลตามต้องการ เมื่อกด Save ระบบจะถือว่ายืนยันการหักเงินตามข้อมูลในตาราง

เมื่อยืนยันการหักเงินตามขั้นตอนด้านบนแล้ว ตอน Start payroll ของเดือนนั้นๆ ยอดการหักเงินที่ได้รับการยืนยันจะถูกส่งไประบุใน payroll อัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกซ้ำอีก (แต่หาก Start payroll ไปก่อนแล้ว ยอดการหักเงินที่ถูกยืนยันทีหลังจะไม่ปรากฎใน payroll ต้องทำการ Reset payroll ใหม่เพื่อให้ระบบดึงค่ามา)