Contents
เริ่มทำ payroll (จ่ายหลายงวด)
การคำนวณเงินเดือนพนักงาน บนโปรแกรมเงินเดือน iTAX paystation จะอยู่ในรูปแบบ Online spreadsheet (Online Excel) เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม/ลดรายการ รวมถึง copy/paste ข้อมูลจากตารางไฟล์ Excel อื่นได้โดยตรง โดย iTAX paystation จะผูกสูตรการคำนวณไว้ให้ทุกรายการแล้ว ผู้ใช้งานจึงสามารถคำนวณเงินเดือนพนักงานและรายการต่างๆ เช่น ค่า OT ประกันสังคม รวมถึงภาษีหัก ณ ที่จ่าย ได้อย่างสมบูรณ์และถูกต้องตามกฎหมายทันที
วิธีเริ่มต้นการทำ Payroll (คำนวณเงินเดือน กรณีมีการจ่ายค่าจ้างหลายงวด)
1. ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน
ก่อนเริ่มทำเงินเดือน ควรตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อมูลพนักงานครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน (หากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราเงินเดือน ต้องจัดการให้เรียบร้อยในเมนู “Employees” ก่อน)
- พนักงานใหม่ (เพิ่มพนักงานใหม่ในเมนู “Employees” ก่อน)
- พนักงานที่ออกจากงาน (ตั้งพนักงานออกจากงาน ในเมนู “Employees” ก่อน)
- พนักงานที่เคยออกไปแล้ว แต่กลับมาทำงานด้วยอีกครั้ง (เปลี่ยนสถานะพนักงาน ในเมนู “Employees” ก่อน)
- คำขอที่พนักงานแจ้งเข้ามาในเมนู “Notifications”
- การแจ้งค่าลดหย่อน
- การแจ้งเงินพิเศษ (ค่าคอมมิชชั่น, ค่าโทรศัพท์, ค่าน้ำมัน, ค่าเดินทาง, และ เงินสำรองจ่าย) – พนักงานจะต้องรวบรวมและสรุปยอดแยกตามประเภทของเงินพิเศษ เพื่อแจ้งเข้าระบบเพียงเดือนละ 1 ครั้งเท่านั้น หากมีการแจ้งเกินกว่า 1 ครั้งในประเภทเดียวกัน ระบบจะพิจารณาเฉพาะยอดจากรายการแรกที่ได้รับอนุมัติ และจะไม่รวมยอดจากรายการอื่นๆ ในประเภทเดียวกันเข้าด้วยกัน
- การแจ้งเบิก OT, OT วันหยุด, และ ค่าทำงานวันหยุด – พนักงานสามารถแจ้งเบิกได้หลายครั้งแยกตามวัน
- การตอกบัตรที่ต้องหักเงิน
2. เลือก รายรับ – รายการหัก
- ไปที่เมนู “Payroll”
- กดปุ่ม “Start” ที่งวดของเดือนที่ต้องการทำ payroll
- กรณีไม่มีการจ่ายเงินเดือนพนักงานเลยสักคนในบางงวด หลังกด “Start” ที่งวดนั้นๆ แล้ว ให้กด “ไม่มีการจ่ายเงินเดือน”
- รายรับเพิ่มเติม: โบนัส, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าตำแหน่ง, เบี้ยขยัน ฯลฯ
- ให้เลือกรายรับจากที่ระบบเตรียมให้ก่อน หากไม่พบ สามารถระบุชื่อรายการเองได้ด้านล่าง
- รายการหัก: กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, เงินประกันการทำงาน
- ให้เลือกรายการหักจากที่ระบบเตรียมให้ก่อน หากไม่พบ สามารถระบุชื่อรายการเองได้ด้านล่าง
- รายการที่ห้ามสร้างขึ้นมาเอง: มาสาย, ลา / ขาดงาน / Leave without pay, หักเงินเดือน
- รายการที่เคยมีในเดือนก่อน ที่มียอดเท่ากันทุกเดือน สามารถเลือก “ดึงเลขจากเดือนที่แล้ว” เพื่อให้ระบบดึงเลขจากเดือนที่แล้วมาให้อัตโนมัติได้
- กดปุ่ม “Start”
- ระบบจะคำนวณชุดตัวเลขต่างๆ ให้อัตโนมัติตามที่เลือกไว้ ซึ่ง admin สามารถกรอกรายรับและรายการหักเพิ่มเติมให้ครบถ้วนได้
- ⚠️ หากต้องแก้ไขตัวเลขที่ระบบแนะนำ ⚠️ ให้กรอก รายรับ/รายการหัก ทั้งหมดให้ครบถ้วนก่อน แล้วจึงแก้ไขเลขที่ระบบแนะนำเป็นอย่างสุดท้าย มิเช่นนั้น ระบบจะคำนวณเลขใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูลรายรับ/รายการหัก
- ⚠️ หากมีการ copy ข้อมูลจากไฟล์ Excel ⚠️ ควรตรวจสอบรายชื่อพนักงาน และเรียงลำดับพนักงานคนแรกถึงคนสุดท้ายให้ตรงกับ iTAX paystation เพื่อป้องกันการ paste ข้อมูลสลับคน
หากไม่พบชื่อพนักงานคนใดใน payroll ผู้ดูแลระบบ (admin) สามารถทำการเพิ่มพนักงานคนนั้นเข้ามาด้วยตนเอง
วิธีเพิ่มพนักงานเข้ามาในเดือน:
- กดปุ่ม “+” ที่อยู่ด้านบนชื่อพนักงานคนแรก
- เลือกพนักงานที่ต้องการเพิ่มจากรายการที่แสดง
3. คำนวณ payroll อัตโนมัติ
ระบบจะประมวลผล:
- ✅ เงินเดือน (จะปรากฏในงวดที่มีการตั้งค่าว่ามีการจ่ายเงินเดือน)
- ✅ รายรับ – รายการหักพิเศษทั้งหมด
- ✅ ประกันสังคม (ตามงวดที่มีการจ่ายเงินเดือน)
- ✅ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี และจะปรากฏในงวดที่มีการจ่ายเงินเดือน)
- ✅ กยศ. (ถ้ามี)
- ✅ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (ถ้ามี)
- ✅ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (จะปรากฏในงวดที่มีการตั้งค่าว่ามีภาษีหัก ณ ที่จ่าย)
หากต้องการเพิ่มรายรับ หรือ รายการหัก สามารถกด “+” ที่หัวคอลัมน์เพื่อเพิ่มรายการได้
การตั้งค่าเพิ่มเติมใต้คอลัมน์
จะมีผลกับพนักงานทุกคนที่มีเลขในคอลัมน์เดียวกัน
- เสียภาษี
- หากเป็นรายรับที่ต้องถูกหักภาษี ให้ติ๊ก “เสียภาษี”
- รายการที่ไม่ใช่รายรับ เช่น เงินสำรองจ่าย ไม่ถือเป็นรายรับ จึงไม่ต้องติ๊ก “เสียภาษี”
- โอนเข้าบัญชี
- หากต้องการโอน ให้ติ๊ก “โอนเข้าบัญชี”
- หากไม่ต้องการโอน เช่น เคยให้เงินส่วนนี้กับพนักงานไปก่อนแล้ว ไม่ต้องติ๊ก “โอนเข้าบัญชี”
- ใช้เป็นฐานเงินเดือน
- หากรายรับนี้ต้องรวมเป็นค่าจ้างในการยื่นประกันสังคม ให้ติ๊ก “ใช้เป็นฐานเงินเดือน” เช่น เงินเดือน 20,000 และมีค่าโทรศัพท์ 1,000 (ที่ติ๊ก “ใช้เป็นฐานเงินเดือน”) ค่าจ้างเวลายื่นประกันสังคมจะเป็น 21,000 บาท
บันทึกรายการเพื่อกลับมาทำต่อทีหลัง
- กด “Save Draft” ระบบจะบันทึกข้อมูลให้ สามารถกลับมาทำต่อทีหลัง
ดึงข้อมูลในรูปแบบ Excel ออกมาก่อน Confirm payroll
- กด “Export”
- กด “Save” ข้อมูล
OT ค่าล่วงเวลา
Admin สามารถเลือกกรอก OT ได้ 2 แบบ:
- กรอกจำนวนชั่วโมง/นาที
- ระบบจะคิดยอดให้ว่าเท่ากับกี่บาทอัตโนมัติ
- ตัวอย่างการกรอก OT 1 ชม. 23 นาที ในคอลัมน์ “ชม.” ให้กรอก “1.23”
- ตัวอย่างการกรอก OT 1 ชม. 30 นาที ในคอลัมน์ “ชม.” ให้กรอก “1.30” (อย่ากรอก 1.50 เนื่องจากจะกลายเป็น 1 ชม. 50 นาที)
- กรอกจำนวนบาท
อัตรา OT ในระบบจะอ้างอิงตามกฎหมายแรงงาน
| เวลาทำงาน | พนักงาน (รายเดือน) | พนักงาน (รายวัน) |
|---|---|---|
| ค่าทำงานวันหยุด | 1 เท่า | 2 เท่า |
| OT ค่าล่วงเวลา | 1.5 เท่า | 1.5 เท่า |
| OT ค่าล่วงเวลาวันหยุด | 3 เท่า | 3 เท่า |
⚠️ ข้อควรระวัง ⚠️
ระบบจะคำนวณ 4 รายการนี้อัตโนมัติ:
- ประกันสังคม
- กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
- กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
⚠️ หากต้องการแก้ไขตัวเลขใน 4 รายการด้านบน ⚠️ ให้กรอกรายรับให้ครบถ้วนก่อน แล้วจึงแก้ไขรายการหักเป็นอย่างสุดท้าย (กรอกข้อมูลจากคอลัมน์ซ้ายไปขวาเสมอ) เนื่องจากระบบจะคำนวณ 4 รายการหักด้านบนใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูล และเมื่อมีการระบุเลขเอง ระบบจะแสดงช่องเป็นสีเหลือง พร้อมไอคอน “ลูกศร” (การกดไอคอน “ลูกศร” จะเป็นการสั่งให้ระบบคำนวณค่าใหม่ให้อัตโนมัติ)
📌 iTAX paystation จะคำนวณ ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง, และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้อัตโนมัติจนถึงวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (เช่น ทำ payroll เดือน ม.ค. จะยังคำนวณอัตโนมัติจนถึงวันที่ 15 ก.พ. หากเข้ามาทำ payroll เดือน ม.ค. ในวันที่ 16 ก.พ. admin ต้องเป็นผู้กรอกเลขเอง)
4. ยืนยันการทำจ่าย
- เมื่อทุกอย่างในงวดถูกต้องแล้ว กด “Confirm”
- เลือกวันที่จ่ายของงวดนี้ แล้วกดปุ่ม “Confirm”
- ระบบจะยึดข้อมูลของงวดดังกล่าวตามนี้
📌 งวดสุดท้ายของเดือนจะเป็น งวดหักกลบ หมายความว่า ระบบจะนำข้อมูลของทุกงวดภายในเดือนเดียวกันมาคำนวณรวมกัน เพื่อปรับยอด ประกันสังคม และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้ตรงกับยอดที่ควรถูกหักจริงทั้งเดือนโดยอัตโนมัติ หากมีส่วนที่หักขาดหรือเกิน ระบบจะทำการปรับให้ถูกต้องในงวดสุดท้าย
หลังจาก Confirm payroll ไปแล้ว หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล ก็สามารถแก้ไขได้ตลอด โดยกด “Edit payroll” ที่งวดของเดือนที่ต้องการแก้ไข และระบบจะนำข้อมูลที่ confirm ไปครั้งล่าสุดมาเป็นค่าตั้งต้น
⚠️ ข้อควรระวัง ⚠️
กรณีที่มีการ Confirm payroll ครบทุกงวดแล้ว เช่น เดือนนั้นมีการจ่าย 2 งวด และได้ Confirm ทั้ง 2 งวดเรียบร้อยแล้ว หากกลับไป Edit payroll ที่งวดที่ 1 ระบบจะถือว่าเป็นการแก้ไขเฉพาะงวดที่ 1 เท่านั้น และจะไม่ส่งผลต่อการคำนวณของงวดอื่น หากต้องการให้งวดสุดท้ายคำนวณใหม่แบบหักกลบได้อย่างถูกต้องให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- แก้ไขงวดที่ต้องการ และ Confirm payroll ใหม่
- ไปที่งวดสุดท้าย กด “Edit payroll”
- ลบเลขใน column ประกันสังคม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกทั้งหมดจน cell กลายเป็นสีเหลือง
- กดปุ่ม “Automatic” ข้างใต้ column ประกันสังคม และภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อให้ระบบคำนวณ cell ที่เป็นสีเหลืองใหม่
- Confirm payroll ที่งวดสุดท้ายอีกครั้ง
5. จัดการเอกสารและการชำระเงิน
เมื่อทำข้อมูลทุกงวดในเดือนครบแล้ว ให้กดปุ่ม “Start” ที่ “รวมทั้งเดือน” เพื่อให้ระบบจัดทำเอกสารต่อไป
ดาวน์โหลดเอกสารที่เกี่ยวข้อง:
- ไฟล์โอนเงิน (ไฟล์ .txt ใช้อัปโหลดตามช่องทางของธนาคาร ซึ่งจะมีค่าธรรมเนียมการโอนตามนโยบายของธนาคารที่ใช้)
- สลิปเงินเดือน
- พนักงานสามารถดาวน์โหลดได้ผ่าน app iTAX ณ วันจ่ายเงินเดือนที่ตั้งไว้ (เช่น ตั้งวันจ่ายเงินเดือนเป็นวันที่ 25 พอเข้าเที่ยงคืนวันที่ 25 พนักงานจะดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนได้ทันที)
- ส่งสลิปเงินเดือนทาง Email ให้พนักงานแต่ละคน (ไฟล์มีอายุ 3 เดือน หลังจากนั้นต้องโหลดผ่าน app iTAX เท่านั้น) ต้องระบุ Email พนักงานให้ครบทุกคนก่อนกดส่งสลิป กรณีส่งสลิปเงินเดือนทาง Email มากกว่า 1 ครั้ง ต้องดาวน์โหลดสลิปจาก Email ฉบับล่าสุดเท่านั้น
- ภ.ง.ด.1 (ไฟล์ยื่นออนไลน์ .rdx ใช้อัปโหลดในเว็บไซต์กรมสรรพากรได้ที่หมวด ภ.ง.ด. 1 ทันที โดยไม่ต้องแปลงไฟล์)
- สปส.1-10 (ไฟล์ยื่นเงินสมทบประกันสังคม โดยก่อนอัปโหลดไฟล์ในเว็บไซต์ประกันสังคม ให้เลือกนามสกุลไฟล์ที่จะอัปโหลดเป็น .xlsx)
- รายงานประจำเดือน Excel
⚠️ ข้อควรระวัง ⚠️
หากมีการกด “Start” ที่ “รวมทั้งเดือน” ไปแล้ว เมื่อกลับไป Edit payroll ที่งวดใดก็ตาม ระบบจะทำการยกเลิก “รวมทั้งเดือน” ที่เคยสร้างไว้เนื่องจากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง หลังจากแก้ไขข้อมูลในงวดเรียบร้อยแล้ว จำเป็นต้องกด “Start” ที่เมนู “รวมทั้งเดือน” ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้ระบบสร้างเอกสารจากข้อมูลล่าสุด
วิธีแก้ไขงวดที่ Confirm ไปแล้ว
- ไปที่เมนู “Payroll”
- ไปที่เดือนและงวดที่ต้องการแก้ไข
- กด “Edit payroll” ตามด้วย “Edit ข้อมูล” เพื่อยืนยันว่าต้องการแก้ไขข้อมูลงวดนั้นๆ
- เมื่อแก้ไขข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม “Confirm”
- เลือกวันที่จ่ายเงินเดือน แล้วกดปุ่ม “Confirm”
ลบข้อมูลงวดที่เคยสร้าง
กรณีต้องการล้างข้อมูลทั้งหมดของงวดนั้นๆ เพื่อเริ่มต้นใหม่ สามารถทำได้ตามขั้นตอน ดังนี้:
- ไปที่เมนู “Payroll”
- เลือกเดือนและงวดที่ต้องการลบข้อมูล
- กด “Edit payroll” ตามด้วย “Edit ข้อมูล” (กรณีไม่พบปุ่มนี้ ให้ข้ามไปข้อ 4)
- กด “Reset” ที่อยู่มุมล่างซ้าย แล้วกดปุ่ม “Reset” อีกครั้งเพื่อยืนยันการลบข้อมูลของงวดนี้
⚠️ เมื่อกด Reset แล้วข้อมูลในงวดทั้งหมดจะถูกลบ และไม่สามารถกู้คืนได้
| « เปลี่ยนสถานะพนักงาน | ไฟล์โอนเงินธนาคาร » |
