เริ่มทำ payroll

วิธีเริ่มต้นการทำ Payroll (คำนวณเงินเดือน)

ขั้นตอนการเริ่มต้นการทำเงินเดือนประจำเดือนให้ถูกต้อง ครอบคลุม และพร้อมสำหรับการส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น สลิปเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคม

1. ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน

ก่อนเริ่มทำเงินเดือน ควรตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• ข้อมูลพนักงานครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน (หากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราเงินเดือน ต้องจัดการให้เรียบร้อยในเมนู “Employees” ก่อน)
• พนักงานใหม่ (เพิ่มพนักงานใหม่ในเมนู “Employees” ก่อน)
• พนักงานที่ออกจากงาน (ตั้งพนักงานออกจากงาน ในเมนู “Employees” ก่อน)
• คำขอที่พนักงานแจ้งเข้ามาในเมนู “Notifications”
• การตอกบัตรที่ต้องหักเงิน

2. เลือก รายรับ – รายการหัก

• กดปุ่ม “Start” ที่เดือนที่ต้องการทำ payroll
  • กรณีไม่มีการจ่ายเงินเดือนพนักงานเลยสักคนในบางเดือน หลังกด “Start” ที่ชื่อเดือนแล้ว ให้กด “ไม่มีการจ่ายเงินเดือน”
• รายรับเพิ่มเติม: โบนัส, ค่าคอมมิชชั่น, ค่าตำแหน่ง, เบี้ยขยัน ฯลฯ
  • ให้เลือกรายรับจากที่ระบบเตรียมให้ก่อน หากไม่พบ สามารถระบุชื่อรายการเองได้ด้านล่าง
• รายการหัก: กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, เงินประกันการทำงาน
  • ให้เลือกรายการหักจากที่ระบบเตรียมให้ก่อน หากไม่พบ สามารถระบุชื่อรายการเองได้ด้านล่าง
  • รายการที่ห้ามสร้างขึ้นมาเอง: มาสาย, ลา / ขาดงาน / Leave without pay, หักเงินเดือน
• กดปุ่ม “Start”

รายการที่เคยมีในเดือนก่อน ที่มียอดเท่ากันทุกเดือน สามารถเลือก “ดึงเลขจากเดือนที่แล้ว” เพื่อให้ระบบดึงเลขจากเดือนที่แล้วมาให้อัตโนมัติได้

3. คำนวณ payroll อัตโนมัติ

ระบบจะประมวลผล:

• ✅ เงินเดือน
• ✅ รายรับ – รายการหักพิเศษทั้งหมด
• ✅ ประกันสังคม
• ✅ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
• ✅ กยศ. (ถ้ามี)
• ✅ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

หากต้องการเพิ่มรายรับ หรือ รายการหัก สามารถกด “+” ที่หัวคอลัมน์เพื่อเพิ่มรายการได้

การตั้งค่าเพิ่มเติมใต้คอลัมน์

จะมีผลกับพนักงานทุกคนที่มีเลขในคอลัมน์เดียวกัน

• เสียภาษี
  • หากเป็นรายรับที่ต้องถูกหักภาษี ให้ติ๊ก “เสียภาษี”
  • รายการที่ไม่ใช่รายรับ เช่น เงินสำรองจ่าย ไม่ถือเป็นรายรับ จึงไม่ต้องติ๊ก “เสียภาษี”
• โอนเข้าบัญชี
  • หากต้องการโอน ให้ติ๊ก “โอนเข้าบัญชี”
  • หากไม่ต้องการโอน เช่น เคยให้เงินส่วนนี้กับพนักงานไปก่อนแล้ว ไม่ต้องติ๊ก “โอนเข้าบัญชี”
• ใช้เป็นฐานเงินเดือน
  • หากรายรับนี้ต้องรวมเป็นค่าจ้างในการยื่นประกันสังคม ให้ติ๊ก “ใช้เป็นฐานเงินเดือน” เช่น เงินเดือน 20,000 และมีค่าโทรศัพท์ 1,000 (ที่ติ๊ก “ใช้เป็นฐานเงินเดือน”) ค่าจ้างเวลายื่นประกันสังคมจะเป็น 21,000 บาท

OT ค่าล่วงเวลา

Admin สามารถเลือกกรอก OT ได้ 2 แบบ:

1. กรอกจำนวนชั่วโมง/นาที
   • ระบบจะคิดยอดให้ว่าเท่ากับกี่บาทอัตโนมัติ
   • ตัวอย่างการกรอก OT 1 ชม. 23 นาที ในคอลัมน์ “ชม.” ให้กรอก “1.23”
   • ตัวอย่างการกรอก OT 1 ชม. 30 นาที ในคอลัมน์ “ชม.” ให้กรอก “1.30” (อย่ากรอก 1.50 เนื่องจากจะกลายเป็น 1 ชม. 50 นาที)
2. กรอกจำนวนบาท

อัตรา OT ในระบบจะอ้างอิงตามกฎหมายแรงงาน

เวลาทำงาน	พนักงาน (รายเดือน)	พนักงาน (รายวัน)
ค่าทำงานวันหยุด	1 เท่า	2 เท่า
OT ค่าล่วงเวลา	1.5 เท่า	1.5 เท่า
OT ค่าล่วงเวลาวันหยุด	3 เท่า	3 เท่า

ข้อควรระวัง

ระบบจะคำนวณ 3 รายการนี้อัตโนมัติ:

1. ประกันสังคม
2. กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
3. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

หากต้องการแก้ไขตัวเลขใน 3 รายการด้านบน ให้กรอกรายรับให้ครบถ้วนก่อน แล้วจึงแก้ไขรายการหักเป็นอย่างสุดท้าย (กรอกข้อมูลจากคอลัมน์ซ้ายไปขวาเสมอ) เนื่องจากระบบจะคำนวณ 3 รายการหักด้านบนใหม่ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูล และเมื่อมีการระบุเลขเอง ระบบจะแสดงช่องเป็นสีเหลือง พร้อมไอคอน “ลูกศร” (การกดไอคอน “ลูกศร” จะเป็นการสั่งให้ระบบคำนวณค่าใหม่ให้อัตโนมัติ)

4. ยืนยันการทำเงินเดือน

• เมื่อทุกอย่างถูกต้องแล้ว กด “Confirm”
• ระบบจะยึดข้อมูลตามนี้ และเตรียมข้อมูลสำหรับทำเอกสารต่อไป

หลังจาก confirm payroll ไปแล้ว หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล ก็สามารถแก้ไขได้ตลอด โดยกด “Edit payroll” และระบบจะนำข้อมูลที่ confirm ไปครั้งล่าสุดมาเป็นค่าตั้งต้น

5. จัดการเอกสารและการชำระเงิน

ดาวน์โหลดเอกสารที่เกี่ยวข้อง:

• สลิปเงินเดือน
  • พนักงานสามารถดาวน์โหลดได้ผ่าน app iTAX ณ วันจ่ายเงินเดือนที่ตั้งไว้
  • ส่งสลิปเงินเดือนทาง email ให้พนักงานแต่ละคน (ไฟล์มีอายุ 3 เดือน หลังจากนั้นต้องโหลดผ่าน app iTAX เท่านั้น) ต้องระบุ email พนักงานให้ครบทุกคนก่อนกดส่งสลิป กรณีส่งสลิปเงินเดือนทาง email มากกว่า 1 ครั้ง ต้องดาวน์โหลดสลิปจาก email ฉบับล่าสุดเท่านั้น
• ภ.ง.ด.1 (ไฟล์ยื่นออนไลน์สามารถอัปโหลดในเว็บไซต์กรมสรรพากรได้ทันทีที่หมวด ภ.ง.ด. 1 โดยไม่ต้องแปลงไฟล์)
• สปส.1-10 (ใช้ยื่นเงินสมทบประกันสังคม โดยก่อนอัปโหลดไฟล์ในเว็บไซต์ประกันสังคม ให้เลือกนามสกุลไฟล์ที่จะอัปโหลดเป็น .xlsx)
• ไฟล์โอนเงิน (ใช้อัปโหลดตามช่องทางของธนาคาร ซึ่งจะมีค่าธรรมเนียมตามนโยบายของธนาคารที่ใช้)