Contents
เพิ่มพนักงาน
ผู้ดูแลระบบโปรแกรมเงินเดือน iTAX paystation สามารถเลือกเพิ่มพนักงานใหม่ได้ 2 วิธี ได้แก่
- กรอกข้อมูลพนักงานใหม่ด้วยตัวเอง หรือ
- ให้พนักงานใหม่เป็นผู้กรอกข้อมูลให้แทนผ่านระบบ Self-onboarding
เพิ่มพนักงานใหม่ด้วยตัวเอง
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่เมนู “Employees”
- คลิกที่เมนู “Employees”
- กด “+” เพื่อเพิ่มพนักงานใหม่
ขั้นตอนที่ 2: กรอกข้อมูลพนักงาน
สามารถเพิ่มพนักงานได้หลายคนพร้อมกัน และกรอกข้อมูลพื้นฐานของพนักงานให้ครบถ้วน (หัวคอลัมน์สีแดงคือข้อมูลที่ต้องกรอก เว้นว่างไม่ได้) เช่น:
- คำนำหน้า ชื่อจริง นามสกุล
- การจ้างงาน แบ่งเป็น 3 ประเภท ต้องเลือกประเภทให้ถูกต้อง
- เจ้าของ (หรือ กรรมการที่ไม่เข้าประกันสังคม)
- พนักงานประจำ (พนักงานที่เข้าประกันสังคม)
- Part-time (พนักงานที่ไม่เข้าประกันสังคม และต้องการทำจ่ายด้วย ภ.ง.ด. 1)
- เลขประจำตัวประชาชน
- เลขบัตรประกันสังคม (เฉพาะพนักงานต่างชาติ)
- วันเกิด
- วันเริ่มงาน
- วันที่เข้าประกันสังคม
- ค่าจ้าง (รายเดือน หรือ รายวัน)
- ที่อยู่
ขั้นตอนที่ 3: กด “Add”
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกครั้ง
- คลิกปุ่ม “Add” เพื่อเพิ่มพนักงานเข้าสู่ระบบ
การเพิ่มพนักงานใหม่ด้วยระบบ Self-onboarding
ผู้ดูแลระบบสามารถส่งคำเชิญไปให้พนักงานใหม่กรอกข้อมูลผ่านระบบเข้ามาได้ด้วยตัวเอง
ขั้นตอนที่ 1: สร้างคำเชิญ Self-onboard
- คลิกที่เมนู “Employees”
- กด “+” เพื่อเพิ่มพนักงานใหม่
- เลือก “Self-onboard”
ขั้นตอนที่ 2: ส่งคำเชิญให้พนักงาน
หากต้องการไฟล์เอกสารประกอบเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่พนักงานกรอก ให้ติ๊ก checkbox เอกสารที่ต้องการ หรือ หากไม่ต้องการไฟล์เอกสารประกอบก็สามารถข้ามส่วนนี้ได้
สามารถสร้างคำเชิญให้พนักงานได้หลายคนพร้อมกัน และกรอกข้อมูลของพนักงานเบื้องต้น (หัวคอลัมน์สีแดงคือข้อมูลที่ต้องกรอก เว้นว่างไม่ได้) เช่น:
- คำนำหน้า ชื่อจริง นามสกุล
- การจ้างงาน แบ่งเป็น 3 ประเภท ต้องเลือกประเภทให้ถูกต้อง
- เจ้าของ (หรือ กรรมการที่ไม่เข้าประกันสังคม)
- พนักงานประจำ (พนักงานที่เข้าประกันสังคม)
- Part-time (พนักงานที่ไม่เข้าประกันสังคม และต้องการทำจ่ายด้วย ภ.ง.ด. 1)
- วันเริ่มงาน
- วันที่เข้าประกันสังคม
- ค่าจ้าง (รายเดือน หรือ รายวัน)
- Email ส่วนตัวของพนักงาน ** สำคัญ ต้องระบุ Email ที่สามารถติดต่อได้ของพนักงานเพื่อให้ระบบส่งรหัส Self-onboard Code และวิธีกรอกข้อมูลไปให้พนักงาน **
สำหรับเลขบัญชีธนาคารที่พนักงานจะกรอกเข้ามา ระบบจะเลือกธนาคารที่บริษัทใช้จ่ายเงินเดือนเป็นธนาคารตั้งต้น (พนักงานสามารถเปลี่ยนได้ แต่อาจกระทบกับการโอนเงินหากเป็นต่างธนาคาร)
ขั้นตอนที่ 3: ดูคำเชิญที่สร้างแล้ว
หลังจากสร้างคำเชิญเรียบร้อยแล้ว สามารถดูรายชื่อพนักงานที่รอการกรอกข้อมูลกลับได้ที่เมนู “Employees” หมวด “Pending”
หากผู้ดูแลระบบมีรายละเอียดพนักงานแล้วอยากกรอกข้อมูลพนักงานที่ขึ้นสถานะ Pending ต่อเอง สามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่:
- เลือก Edit พนักงานเพื่อเติมข้อมูลส่วนที่ขาด หรือ
- ลบพนักงานออกจาก Pending แล้วสร้างใหม่แบบผู้ดูแลระบบเป็นผู้กรอกเอง
วิธีลบพนักงานออกจาก Pending
- วางเม้าส์ที่ชื่อพนักงานจะพบไอคอน จุด 3 จุดหลังชื่อ
- กดไอคอน จุด 3 จุด
- เลือก “Delete”
ขั้นตอนที่ 4: อนุมัติ / ปฏิเสธ ข้อมูลที่พนักงานใหม่กรอกเข้ามา
- ไปที่เมนู “Notifications” จะพบข้อมูลที่พนักงานกรอกเข้ามาทางขวามือ ให้กดที่ชื่อพนักงานเพื่อกางรายการออกก็จะพบกับข้อมูลและเอกสารแนบ (ถ้ามี)
- เลือกทำรายการ
- กด “Approve” เพื่ออนุมัติ (หลังอนุมัติ พนักงานคนดังกล่าวจะกลายเป็นพนักงานเต็มตัวที่จะมีชื่อปรากฎในการทำ payroll ในเดือนที่เริ่มงาน)
- กด “Reject” เพื่อปฏิเสธ ข้อมูลที่พนักงานกรอกเข้ามาจะถูกลบออกทั้งหมด โดยผู้ดูแลระบบสามารถออกรหัส Self-onboard ใหม่ได้ที่หน้า “Employees” » เลือกหมวด “Pending” » เลือกพนักงาน » ตรง Self-onboard Code กด “Renew” และ copy รหัสใหม่ส่งให้พนักงาน (ระบบจะไม่ได้ส่งรหัสให้พนักงานเหมือนตอนสร้างครั้งแรกแล้ว)
อย่างไรก็ดี ผู้ดูแลระบบสามารถอนุมัติรายการไปก่อนแล้วค่อยกลับมาแก้ไขข้อมูลเองหลังจากอนุมัติได้เช่นกัน
กรณีพนักงานเป็นคนต่างชาติ
iTAX paystation รองรับพนักงานที่เป็นคนต่างชาติได้เช่นกัน โปรดเตรียมหลักฐานและข้อมูลที่จำเป็น เช่น
- ใบอนุญาตทำงานของคนต่างด้าว (Work Permit) หรือ บัตรชมพู
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคนต่างชาติ
- เลขบัตรประกันสังคม
ผู้ดูแลระบบต้องทำการเพิ่มพนักงานต่างชาติเข้าระบบด้วยตนเอง ไม่สามารถส่งคำเชิญ Self-onboard ให้พนักงานต่างชาติได้
