โดยปกติ หากมีการปฏิบัติงานนอกสถานที่ของนายจ้าง พนักงานสามารถเบิกจ่ายค่าเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก จากบริษัทได้ และการเบิกเงินดังกล่าวจะไม่กลายเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน ตาม คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป. 59/2538 หากนายจ้างได้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้
- วิเคราะห์ค่าภาษีตามยอดขาย ขายของได้เท่านี้ ต้องจ่ายภาษีเท่าไหร่?
- ปฏิทินการจ่าย เงินเดือนข้าราชการ ค่าจ้าง บำนาญ
หลักเกณฑ์การเบิกจ่ายค่าเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก จากบริษัทที่จะไม่เป็นเงินได้ของพนักงาน
- ต้องเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลดังกล่าวได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่จะต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น
- ในกรณีบุคคลดังกล่าวได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงในอัตราไม่เกินอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงสูงสุดที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการตามหลักเกณฑ์การเบิกจ่ายในลักษณะเหมาจ่าย ให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าว เป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลดังกล่าวได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น โดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์
- ในกรณีบุคคลดังกล่าวได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงในอัตราเกินกว่าอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงตาม ข้อ 2 และบุคคลดังกล่าวไม่มีหลักฐานมาพิสูจน์ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้นให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลนั้นได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น เพียงเฉพาะในส่วนที่ไม่เกินอัตราตามข้อ 2
- การเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ ต้องมีหลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานหรือนอกสถานที่จากนายจ้างหรือผู้จ่ายเงินได้ โดยต้องระบุลักษณะงานที่ทำและระยะเวลาในการปฏิบัติงานตามหน้าที่แล้วแต่กรณีด้วย
ทั้งนี้ หากค่าเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก นั้นไม่เกินอัตราค่าสูงสุดที่ทางราชการกำหนด พนักงานไม่จำเป็นต้องมีเอกสารประกอบการจ่ายค่าเดินทางก็ได้ (อ้างอิงตามคู่มือการให้บริการ การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2563 ของสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี)
แต่ถ้าพนักงานเบิกค่าเดินทาง ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ในอัตราที่สูงกว่าอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนด จะต้องมีหลักฐานพิสูจน์ค่าใช้จ่ายตามจริง ทั้งนี้ ถ้าไม่ปรากฏหลักฐาน ส่วนต่างที่เกินจากอัตราสูงสุดดังกล่าวจะกลายเป็นเงินได้ที่พนักงานต้องนำไปเสียภาษี
การเดินทางภายในประเทศ
ค่าเบี้ยเลี้ยง
- อัตราสูงสุดวันละ 270 บาท
ค่าเช่าที่พัก
- อัตราเหมาจ่ายวันละ 1,200 บาท
ค่าพาหนะส่วนตัว
คิดอัตราตามระยะทางเป็นกิโลเมตรดังนี้
- รถยนต์ส่วนบุคคล 4 บาท ต่อกิโลเมตร
- รถมอเตอร์ไซค์ 2 บาท ต่อกิโลเมตร
การเดินทางไปต่างประเทศชั่วคราว
ค่าเบี้ยเลี้ยง
- อัตราสูงสุดวันละ 3,100 บาท
